Virtuella möten – 11 tips på lyckade möten i cyberrymden
Våra mötesrutiner har förändrats och vi behöver anpassa oss för att mötas virtuellt. Många organisationer är vana och har under många år använt sig av virtuella mötesrum så som Skype, Teams eller Zoom. Dock finns det alltid rum för förbättring och vi har samlat våra bästa tips här:
- Säkerställ att du har rätt utrustning så som hörlurar och mikrofon. Att använda datorns högtalare går såklart bra men ibland kan det uppstå ett eko. Därav är hörlurar att rekommendera.
- Logga in på mötet ca 5 min innan start så att du vet att allting fungerar som det ska.
- Använda knappen ”mute” när du inte ska prata. Det gör upplevelsen behagligare för alla mötesdeltagare då bakgrundsljud oftast bidrar med störningar.
- Om du ska visa en presentation och inte har kallat till mötet, se till att du har klart inför mötet vem som ska visa presentation. Du behöver tilldelas rättigheten att presentera om du ska dela din skärm.
- Är det första gången som du ska visa en presentation eller vill dela din skärm, ta reda på hur du gör det i verktyget som du använder. Det är enkelt att antingen använda supporten för verktyget eller göra en sökning på google.
- Det finns en chattfunktion där du också kan kommunicera under mötet. Ta reda på hur ni inom er organisation eller mötesgrupp ska använda den. Oftast har presentatören koll på chatten under mötet eller på slutet och återkopplar.
- Se till att du stängt av din telefon och att du sitter på en avskild plats så att inte bakgrundsljud stör. Återigen, väldigt bra med hörlurar med mikrofon då de skalar av bakgrundsljud.
- Sitt på en plats men en neutral bakgrund om du ska använda din kamera. Tex att sitta i köket med massa disk i bakgrunden är inte så kul för de andra mötesdeltagarna. Flertalet av programmen har även en funktion för att välja en alternativ bakgrundsbild.
- Se till att du är uppklädd som du brukar vara när du är på jobbet. Inte läge att sitta i pyjamas i möte med kunder.
- Uppträd på samma sätt som du hade gjort i ett möte dvs prata i telefon, svara inte på mail eller i telefon. Ge mötet din fulla uppmärksamhet.
- Titta in i kameran när du pratar och det kan blir lättare om du vinklar din skärm.
Lycka till med dina virtuella möten!
